Die Digitalisierung der Rechnungstellung in Form der E-Rechnung macht auch vor der Hotellerie und Gastronomie nicht halt. Ab 2025 wird die E-Rechnung für viele öffentliche Auftraggeber und große Firmen zur Pflicht. Besonders betroffen sind Anbieter, die Übernachtungen für Geschäftsreisende, Tagungen oder andere Dienstleistungen für Unternehmen oder Behörden anbieten. Wer sich auf diese Entwicklung nicht rechtzeitig vorbereitet, könnte zukünftig Schwierigkeiten haben, weiterhin als Kooperationspartner akzeptiert zu werden. Was ist die E-Rechnung? Die E-Rechnung geht weit über eine einfache digitale PDF-Rechnung hinaus. Sie ist ein strukturiertes, digitales Dokument, das automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Standards wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch und steigern die Effizienz von Rechnungsprozessen. Für Unternehmen bedeutet das, dass weniger manuelle Bearbeitung nötig ist und Fehlerquellen minimiert werden. Warum die E-Rechnung für die Hospitality-Branche relevant ist Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur öffentliche Auftraggeber, sondern auch große Unternehmen, die Dienstleistungen in der Hotellerie und Gastronomie nachfragen. Ob Tagungen, Geschäftsreisen oder Catering-Dienstleistungen – ab 2025 werden diese Kunden verstärkt auf E-Rechnungen bestehen. Wer diesen neuen Standard nicht erfüllt, läuft Gefahr, als Partner nicht mehr berücksichtigt zu werden. Vorteile der E-Rechnung 1. Effizienz und Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung entfällt die manuelle Bearbeitung, was Zeit und Kosten spart. 2. Schnellere Zahlungen: Die reibungslose Datenverarbeitung führt zu einer schnelleren Bearbeitung und Begleichung der Rechnungen. 3. Nachhaltigkeit: Der digitale Rechnungsprozess reduziert den Papierverbrauch und leistet so einen positiven Beitrag zum Umweltschutz. Herausforderungen und Chancen Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt Herausforderungen mit sich – insbesondere für kleinere Betriebe. Die Integration in bestehende Systeme erfordert möglicherweise Anpassungen und Investitionen in IT-Infrastruktur sowie Schulungen. Doch es lohnt sich, frühzeitig aktiv zu werden, um den Wettbewerbsvorteil zu nutzen, den eine gut implementierte E-Rechnungslösung bieten kann. Hotelsoftware und Property Management Systeme (PMS) Eine entscheidende Rolle bei der Einführung der E-Rechnung spielen moderne Hotelsoftware-Lösungen, Property Management Systeme (PMS) und auch Kassensysteme für die Gastronomie. Führende Anbieter der Branche wie beispielsweise MEWS haben bereits zukunftsfähige Lösungen entwickelt, die den digitalen Rechnungsaustausch nahtlos unterstützen. Für kleinere Anbieter besteht hier jedoch Nachholbedarf. Der Einsatz moderner PMS-Systeme mit E-Rechnungs-Funktionalität ermöglicht es, die gestiegenen Anforderungen von Kunden und Geschäftspartnern zu erfüllen und sich langfristig als wettbewerbsfähiger Akteur in der Hospitality-Branche zu positionieren. Unsere Kompetenz für die Digitalisierung in der Hospitality Als Experten für digitale Transformation in der Hotellerie und Gastronomie bringen wir unsere langjährige Erfahrung in die Weiterentwicklung digitaler Arbeitsabläufe ein. Aktuell gibt es in Deutschland noch 80 % Zuschuss für unsere Unterstützung. Wir begleiten Sie dabei, zukunftsfähige Systeme zu implementieren und Ihre Prozesse optimal an die neuen Anforderungen der E-Rechnung anzupassen. Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, wie wir Ihre digitalen Arbeitsabläufe und Rechnungsprozesse optimieren können. Fazit: E-Rechnung als Zukunftssicherheit Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex wirken, bietet aber eine große Chance für Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit. Unternehmen der Hospitality-Branche sollten nicht zögern, diesen Schritt zu gehen, um sich als moderner und attraktiver Geschäftspartner zu positionieren. Wer frühzeitig handelt, sichert sich langfristig die Zusammenarbeit mit wichtigen Partnern und öffnet sich für neue Geschäftsmöglichkeiten.
AI Act: Die aktuelle Gesetzeslage und was auf das Gastgewerbe zukommt
Künstliche Intelligenz (AI) im Tourismus, der Gastronomie und im Hotel. Was Betriebe über den AI Act der EU wissen müssen. Hinweis: Nach unserer Einschätzung fallen fast alle Hotels und Gastgeberbetriebe unter die Verordnung, da sie in irgendeiner Weise nach der Definition von künstlicher Intelligenz der Europäischen Union betroffen sind. Das ist bereits der Fall, sobald eine Hotelsoftware (PMS), ein Revenue Management Tool oder die Registrierkasse im Einsatz ist! Die Verabschiedung des EU AI Acts ist beschlossene Sache und damit rücken wichtige Fristen und Pflichten für Unternehmen näher. Die neuen Vorschriften zielen darauf ab, den Einsatz von KI-Systemen zu regulieren und dabei ein Gleichgewicht zwischen Innovation und Sicherheit zu schaffen. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zeitplanung, die Anforderungen an KMU sowie die nächsten Schritte, die Sie in Ihrem Unternehmen beachten sollten. Wichtige Zeitpunkte: Was gilt ab wann? • 2. Februar 2025: Der Startschuss für die ersten Regelungen des AI Acts. An diesem Tag treten die Vorschriften zur KI-Kompetenz und zu Verboten bestimmter KI-Systeme in Kraft. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse im Umgang mit KI verfügen. • 2. August 2025: An diesem Datum betrifft die Verordnung alle GPAI-Modelle (General Purpose Artificial Intelligence). Unternehmen müssen die Risiken und die Compliance dieser Modelle genauer untersuchen, insbesondere wenn sie solche Modelle für ihre Geschäftszwecke nutzen. • 2. August 2026: Ab diesem Zeitpunkt gelten Transparenzpflichten und Strafen bei Nichtbeachtung. Dazu gehört beispielsweise das Einfügen eines “Wasserzeichens” in maschinenlesbaren Formaten, das deutlich macht, dass es sich um KI-generierte Inhalte handelt. Hier liegt die Verantwortung beim Anbieter. • 2. August 2027: Ab diesem Zeitpunkt wird die Konformität mit anderen Vorschriften, die für Hochrisiko-KI gelten, verpflichtend. Dies betrifft auch GPAI-Modelle, die vor dem 2. August 2025 in den Verkehr gebracht wurden. Schulungspflicht für Unternehmen Eine zentrale Neuerung des AI Acts ist die Verpflichtung zur Schulung von Mitarbeitern, um die sogenannte “AI-Literacy” zu gewährleisten. Ab dem 2. Februar 2025 sind Unternehmen und Betreiber von KI-Systemen dazu verpflichtet, ihre Mitarbeiter ausreichend im Umgang mit KI zu schulen. Dies betrifft sowohl die Anbieter von KI-Systemen als auch die Unternehmen, die diese Systeme in ihrer betrieblichen Praxis einsetzen. • Wer ist betroffen? Alle Mitarbeiter, die mit der Nutzung oder dem Betrieb von KI-Systemen befasst sind, müssen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz aufweisen. • Welche Maßnahmen sind zu ergreifen? Unternehmen müssen geeignete Schulungsmaßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter nach bestem Wissen und Gewissen sicherzustellen. Verantwortung der Betreiber Im AI-Act wird der Begriff des “Betreibers” genau definiert. Dieser ist jede Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung einsetzt, es sei denn, das System wird im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwendet. Das bedeutet, dass Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, als Betreiber fungieren und daher die entsprechenden gesetzlichen Pflichten erfüllen müssen. Was sollten Betriebe jetzt tun? 1. Planung und Bestandsaufnahme: Identifizieren Sie Ihre bestehenden KI-Anwendungen und überprüfen Sie, ob diese den neuen Regularien entsprechen. 2. Schulungsmaßnahmen einleiten: Beginnen Sie frühzeitig mit der Schulung Ihrer Mitarbeiter, um die KI-Kompetenz in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 3. Compliance sicherstellen: Entwickeln Sie Strategien zur Einhaltung der Transparenzpflichten, insbesondere im Hinblick auf KI-generierte Inhalte. 4. Beratungsleistungen in Anspruch nehmen: Nutzen Sie professionelle Unterstützung, um sich auf die neuen Anforderungen optimal vorzubereiten. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unser Angebot: Pflichtschulungen für Mitarbeiter Wir unterstützen Unternehmen dabei, die neuen Vorschriften des AI Acts erfolgreich umzusetzen. Unsere Schulungen vermitteln die notwendigen KI-Kompetenzen und bereiten Ihre Mitarbeiter auf die kommenden Herausforderungen vor. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für Ihre Pflichtschulung „AI Literacy“ und sichern Sie sich einen erfolgreichen Start in die neue KI-Ära! Haben Sie Fragen zu den neuen KI-Regularien (AI Act) oder möchten Sie einen Termin für eine Schulung vereinbaren? Kontaktieren Sie uns gerne – wir stehen Ihnen mit unserer Expertise zur Seite.
innovationCAMP 2011
Mit dem innovationCAMP tourismus – sport – kultur haben wir kreative Köpfe, Netzwerker und Entscheider zusammengetrommelt um über innovative Erlebnisse und Tourismusprodukte der Zukunft nachzudenken. Die Idee ging auf: Vom 14.-16. Januar zog das Haus zur Wildnis im Urwaldgebiet Nationalpark Bayerischer Wald wie ein Magnet eine sehr interessante Teilnehmerschaft zu sich. Danke für das super Wochenende! Ein Rückblick ist hier zu finden.
