Die Digitalisierung der Rechnungstellung in Form der E-Rechnung macht auch vor der Hotellerie und Gastronomie nicht halt. Ab 2025 wird die E-Rechnung für viele öffentliche Auftraggeber und große Firmen zur Pflicht. Besonders betroffen sind Anbieter, die Übernachtungen für Geschäftsreisende, Tagungen oder andere Dienstleistungen für Unternehmen oder Behörden anbieten. Wer sich auf diese Entwicklung nicht rechtzeitig vorbereitet, könnte zukünftig Schwierigkeiten haben, weiterhin als Kooperationspartner akzeptiert zu werden.
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung geht weit über eine einfache digitale PDF-Rechnung hinaus. Sie ist ein strukturiertes, digitales Dokument, das automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Standards wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch und steigern die Effizienz von Rechnungsprozessen. Für Unternehmen bedeutet das, dass weniger manuelle Bearbeitung nötig ist und Fehlerquellen minimiert werden.
Warum die E-Rechnung für die Hospitality-Branche relevant ist
Die Einführung der E-Rechnung betrifft nicht nur öffentliche Auftraggeber, sondern auch große Unternehmen, die Dienstleistungen in der Hotellerie und Gastronomie nachfragen. Ob Tagungen, Geschäftsreisen oder Catering-Dienstleistungen – ab 2025 werden diese Kunden verstärkt auf E-Rechnungen bestehen. Wer diesen neuen Standard nicht erfüllt, läuft Gefahr, als Partner nicht mehr berücksichtigt zu werden.
Vorteile der E-Rechnung
1. Effizienz und Zeitersparnis: Durch die automatisierte Verarbeitung entfällt die manuelle Bearbeitung, was Zeit und Kosten spart.
2. Schnellere Zahlungen: Die reibungslose Datenverarbeitung führt zu einer schnelleren Bearbeitung und Begleichung der Rechnungen.
3. Nachhaltigkeit: Der digitale Rechnungsprozess reduziert den Papierverbrauch und leistet so einen positiven Beitrag zum Umweltschutz.
Herausforderungen und Chancen
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt Herausforderungen mit sich – insbesondere für kleinere Betriebe. Die Integration in bestehende Systeme erfordert möglicherweise Anpassungen und Investitionen in IT-Infrastruktur sowie Schulungen. Doch es lohnt sich, frühzeitig aktiv zu werden, um den Wettbewerbsvorteil zu nutzen, den eine gut implementierte E-Rechnungslösung bieten kann.
Hotelsoftware und Property Management Systeme (PMS)
Eine entscheidende Rolle bei der Einführung der E-Rechnung spielen moderne Hotelsoftware-Lösungen, Property Management Systeme (PMS) und auch Kassensysteme für die Gastronomie. Führende Anbieter der Branche wie beispielsweise MEWS haben bereits zukunftsfähige Lösungen entwickelt, die den digitalen Rechnungsaustausch nahtlos unterstützen. Für kleinere Anbieter besteht hier jedoch Nachholbedarf. Der Einsatz moderner PMS-Systeme mit E-Rechnungs-Funktionalität ermöglicht es, die gestiegenen Anforderungen von Kunden und Geschäftspartnern zu erfüllen und sich langfristig als wettbewerbsfähiger Akteur in der Hospitality-Branche zu positionieren.
Unsere Kompetenz für die Digitalisierung in der Hospitality
Als Experten für digitale Transformation in der Hotellerie und Gastronomie bringen wir unsere langjährige Erfahrung in die Weiterentwicklung digitaler Arbeitsabläufe ein. Aktuell gibt es in Deutschland noch 80 % Zuschuss für unsere Unterstützung. Wir begleiten Sie dabei, zukunftsfähige Systeme zu implementieren und Ihre Prozesse optimal an die neuen Anforderungen der E-Rechnung anzupassen. Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch herausfinden, wie wir Ihre digitalen Arbeitsabläufe und Rechnungsprozesse optimieren können.
Fazit: E-Rechnung als Zukunftssicherheit
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex wirken, bietet aber eine große Chance für Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit. Unternehmen der Hospitality-Branche sollten nicht zögern, diesen Schritt zu gehen, um sich als moderner und attraktiver Geschäftspartner zu positionieren. Wer frühzeitig handelt, sichert sich langfristig die Zusammenarbeit mit wichtigen Partnern und öffnet sich für neue Geschäftsmöglichkeiten.
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