Gästedaten erfassen? Ab Januar 2025 tritt eine Änderung der Meldepflicht in Kraft, die für viele Hotels und Gastbetriebe in Deutschland erhebliche Auswirkungen haben wird. Doch was bedeutet diese Änderung konkret, und wie sollten Hotels darauf reagieren?
Was ändert sich bei der Meldepflicht?
Mit Beginn des Jahres 2025 entfällt die Meldepflicht zumindest teilweise in Deutschland. Konkret bedeutet dies, dass Gäste in einigen Fällen nicht mehr verpflichtet sind, ihre Daten schriftlich auf einem Meldezettel auszufüllen. Dies soll den Verwaltungsaufwand reduzieren und vor allem die Digitalisierung in der Hotelbranche weiter fördern.
Warum weiterhin auf Online-Check-In setzen?
Auch wenn die Meldepflicht ab Januar 2025 in einigen Bereichen wegfällt, gibt es dennoch gute Gründe, auf ein Online-Check-In-System zu setzen, welches an die Hotelsoftware (PMS) angeschlossen oder bereits integriert angeboten wird. Denn die gesammelten Daten sind nach wie vor entscheidend für den reibungslosen Betrieb und das Marketing eines Hotels. Hier sind einige Vorteile, die ein Online-Check-In-System bietet:
- Datenqualität und -verfügbarkeit: Selbst ohne gesetzliche Meldepflicht benötigen Hotels weiterhin wichtige Gästedaten, um ihre internen Prozesse effizient zu gestalten. Ein Online-Check-In ermöglicht es, korrekte und vollständige Informationen bereits vor der Ankunft zu erfassen. Das verbessert nicht nur die Gästekommunikation, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten.
- Zeit- und Kostenersparnis: Der Online-Check-In spart sowohl dem Gast als auch dem Hotel wertvolle Zeit. Gäste können bereits im Vorfeld einchecken und ihre Daten eingeben, was den Check-In-Prozess bei der Ankunft beschleunigt. Für das Hotelpersonal bedeutet dies eine erhebliche Entlastung und eine Fokussierung auf wichtige Aufgaben wie Gästebetreuung.
- Besserer Kundenservice: Die gesammelten Daten ermöglichen es Hotels, den Aufenthalt der Gäste individueller und persönlicher zu gestalten. Präferenzen, besondere Wünsche oder sogar frühere Buchungen können direkt berücksichtigt werden.
- Rechtliche Sicherheit: Auch wenn die Meldepflicht in Teilen entfällt, ist es für Hotels nach wie vor wichtig, ihre eigenen Aufzeichnungen zu führen. Ein Online-Check-In-System ermöglicht es, alle notwendigen Daten digital und datenschutzkonform zu speichern.
Fazit: Umstellung auf Online-Check-In lohnt sich weiterhin
Die Änderung der Meldepflicht bedeutet nicht, dass Hotels auf die Erhebung von Gästedaten verzichten sollten. Im Gegenteil: Ein modernes Online-Check-In-System bietet zahlreiche Vorteile, die über die bloße Erfüllung gesetzlicher Pflichten hinausgehen. Es ist daher für jeden Hotelbetrieb empfehlenswert, sich auf die Digitalisierung einzulassen und weiterhin auf Online-Check-In-Systeme zu setzen.
